隨著與會人員對會議信息的演示，交流、互動等方面的要求越來越高，傳統的會議系統已經不能滿足人們這方面的使用需求，而無紙化會議系統可以有效的解決傳統會議中難以實現的實時交流、互動等缺點。無紙化辦公是指利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具，可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。

 1、服務器端可以實現會議申請、會議審批、會議管理等功能，操作人員只要操作網絡中的任意一臺電腦，用管理員的身份登錄系統就可以完成會議前和會議后所提供的全部管理操作，方便系統的使用與操作。

2、會務端是會議過程中的操作端，負責會議運行過和中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發起等操作。這部分操作一般由專門的會議管理人員來負責，控制整個會議的進度，及時響應與會者在會議過程中提出的要求。

3、客戶終端是與會者客戶端運行的界面，可實現會議簽到、會議信息瀏覽，會議布局瀏覽、與會人員信息查詢，會議資料交流、界面共享、投票表決、網上瀏覽、視傾點播、資料異出、呼叫服務等功能，便于與會者之間的互動操作與交流。

隨著科技的進步及政府部分對信息的投入越來越大，使得這種環保、節能、保密的會議形式得到快速發展。無紙化會議系統、無紙化多媒體會議終端的不斷推出，從概念上清晰地描繪了無紙化會議系統未來發展的方向，對整個會議系統行業的發展進程起到了很大的促進作用。無紙化會議系統正受到越來越多政府機關及企事業單位的青睞，隨著信息化時代的不斷發展，無紙化會議系統將會越來越多地走進各個單位。